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一粒沙

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日志

 
 

开会有人跑题怎么办?  

2013-10-21 07:22:49|  分类: 职场 |  标签: |举报 |字号 订阅

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meeting

当有人在开会时偏离主题了,你的团队会怎么做?如果你的团队跟大多数团队的反应一样,那领导人也许会说以下类似的话:“Lee,我们现在不是在讨论这个”或是“让我们回到正题吧!”,也许团队也会直接忽略Lee的意见,试着把讨论内容拉回原先的主题。

就算你的团队以上述任何一种方式做出回应,Lee还是可能坚持继续进行岔题的发言,让会议越拖越长,而其他开会的人会被Lee搞得不开心、团队也无法达成会议原本想完成的目标。又或者,Lee也可能决定退出这场会议,让团队在未察觉的情况下,丧失了Lee批判性的意见和支持。

倘若你假定Lee或是其他发言离题的同事是个麻烦,而解决之道就在于把他们拉回正题或是让他们闭嘴,那真正离题的可能是你自己。这些团队成员的行为,往往是团队所面临更大问题的一个症状。

若团队无法在开会的目的和流程上有一个明确的共识,或者团队并未提供充足的时间,聆听每位成员针对某个主题的想法,那团队成员常常会蹦出一些“古怪”的意见。有时候,问题就在于你认为别人离题了、但其实他们没有。既然这样,你该怎么处理?

1、事先就会议主题取得共识。

如果团队无法对会议主题、目标得到共识,那团队成员何来离题之说?如果你的团队并不清楚地明白会议每一部分的目的和主题,那成员们就只好凭自己的理解去决定哪些是该谈的正题。因为每个人解读方式不同,其他人可能感觉某位成员的意见偏离了主题。

在会议开始之前,你可以做类似以下这样的开场白:“就我的理解,今天开会的目的是X;有人跟我想法不一样吗?或是我们需要增加任何主题?”。

即便会议是你召开的、议程是你订的,如果有这样的开场白,当有人认为有其他议题需要讨论时,就可以在此时提出,这样一来他们的提议就可事先并入议程中,而不会在会议中途突然提及而显得离题。

如果你不是召集人、议程也不是你订的,你可以用以下的方式提问:“我们可不可以先花一点点时间,理清一下本次开会的目的和主题,以确保会议能满足各位的需求?”

2、确认其他人已准备好进行下一个议题。

在你要进入一个新主题之前,避免说:“好了,让我们继续进行下去”,你可以改说:“我想我们已经准备好要讨论Y了;针对X议题,还有人有什么想要补充的吗?”。如果还有人觉得X议题并未充分讨论完毕,找出解决的办法,让每个人都同意进入下一个议程。

如果你的团队一直都没有离题,但讨论却常常都超出时间,就表示你低估了要做出高质量决定所需的时间。当你和团队对主题有共识,且确认每个人都同意会议可以往下进行时,你们就是在共同规划下一步的议程,建立起对决策的认同感。

3、如果你认为会议已离题,测试看看是否真的如此。

如果团队已就讨论议题取得共识,但有人的发言还是让你觉得离题,你可以说:“Lee,我不太清楚你所提的外包,为何跟我们正在讨论的企划流程有关?你能解释一下他们之间的关联性好吗?”。听了Lee的解释,你和团队的其他成员就有机会了解到,原来这两个主题间有你们并未想过的联系。

举例来说,Lee可能认为,外包可以更为自由运用地运用内部资源,让团队可以用较少的时间完成企划流程。如果真有关联性,团队可以决定马上或在会议后进一步深究Lee的意见是否合理。如果最后发现Lee的意见跟本次会议无关、但对团队仍具参考价值,你可以建议把这排入日后会议的讨论事项中。

有件事必须要特别注意:有些时候,即使团队成员的意见明显脱离了会议主题,仍需要马上着手处理。若有团队成员针对目前团队合作的状况,提出了具高度情绪性的意见,你务必特别申明他意见的重要性,然后决定是否要在继续原先开会主题之前,先花时间处理该成员的这个意见。有时候,聚焦讨论团队成员间共同合作的策略,会比那些确切的议题来得关键。

本文的目的,并非单纯在提出一些诀窍,能婉转应对开会时爱离题的人。我主要是想请你暂时抛开自己的预设;你不一定了解情况,而别人也不一定就处于状况外。

我也期望你对别人的观点怀有好奇的态度,并请人们对自己的发言负起责任,让团队得以在信息充足的情况之下做出决定,在最佳的情况下终结一个议题、继续进行后续议程。

这方法要有效,你不能只是学会婉转说话而已;你必须要真的相信Lee的发言可能并没有偏离正题,你只是没看到背后的关联性而已。

若能在会议目标及议题上取得明确的共识,并在人们看似离题时,真诚地表达好奇之意,你和你团队的会议就能进行得更快,并有更大的成效。

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